Conditions générales et déclaration de confidentialité

Conditions générales

Fairtual Technologies BV est une entreprise 100 % belge. Nos actionnaires sont nés et ont grandi en Belgique et il n'y a pas d'intervention d'autres parties.

Notre mission :
Nous partons d'une mission. Une mission consistant à commercialiser des évènements et des showrooms virtuels. Nous croyons dans un avenir hybride où les interactions directes (physiques) et virtuelles (numériques) se croisent et se renforcent. Nous croyons également que la communication numérique fait indéniablement partie de la formule de communication. La transparence, la convivialité et la flexibilité figurent en priorité dans notre activité. Comment procédons-nous ? Avec des conseils clairs et utilisables, une communication claire... toujours avec le sourire. Car c’est ainsi que nous faisons la différence.

Nos données :
FAIRTUAL TECHNOLOGIES BV – Koningin Elisabethlaan 18 – 8000 Bruges – KBO BE0899.916.411. Nous sommes le fier client de Belfius avec le numéro de compte IBAN : BE54 0689 3692 0397

Notre équipe - nos spécialistes :
Nous travaillons avec une équipe de spécialistes. Ces spécialistes permettent à nos clients de mener à bien leurs évènements ou projets. Découvrez nos employés sur la page d'équipe de notre site Web. Ils sont chaque jour prêts à vous rendre service.

2.1 Nos prix sont toujours communiqués au préalable de manière aussi détaillée et synoptique que possible. Vous savez toujours d'avance combien vous paierez, pour un travail sur mesure spécifique.

2.2 Des devis et des accords tarifaires clairs sont toujours proposés au préalable, dans un esprit de clarté et de transparence. Les devis restent toujours valables 14 jours.

2.3 Une offre (sous forme de devis) est considérée comme acceptée après votre acceptation explicite ou implicite. Cette acceptation signifie aussi que vous avez lu nos Conditions générales (en totalité) et avez déclaré votre accord les concernant. Nous vous demandons de toujours apposer votre signature numérique sur le ou les devis. Ceci nous économise à tous beaucoup de travail et de papier.

2.4 Une acceptation explicite signifie que vous indiquez clairement et sans équivoque que vous acceptez l’offre (le devis), et que les travaux peuvent commencer. Une acceptation implicite implique un traitement déterminé qui établit que vous donnez votre accord à l’offre (par exemple par l’envoi de choses déterminées dont nous avons besoin pour mettre en route la commande, ou le paiement d'une avance).

2.5 Dès qu'une commande est acceptée, les activités peuvent commencer. Un projet est créé et planifié, la structure administrative est détaillée et des briefings internes ont lieu. Cette acceptation a pour conséquence qu’il n’est plus possible de refuser des frais. Une annulation ou une résiliation que vous initieriez est aussi naturellement possible. Une résiliation éventuelle qui date de plus d'un mois précédant le début de l’évènement vous met en l’obligation de payer 50 % des couts totaux (même si les travaux déterminés ou autres activités n’ont pas encore été exécutés). Une résiliation éventuelle qui date de moins d'un mois précédant le début de l’évènement vous met en l’obligation de payer 75 % des couts totaux (même si les travaux déterminés ou autres activités n’ont pas encore été exécutés).

2.6 Les échéances sont importantes lors de l’organisation d'un évènement. Nous ferons toujours en sorte de convenir avec vous des échéances associées à la commande. Nous nous efforçons d’honorer 100 % de nos échéances.

2.7 Étant donné l’importance de la communication, nous pensons qu'il est nécessaire en la matière (échéances) d'établir des accords clairs. Il en va de même pour chaque projet (évènement) que nous menons par l’entremise de nos responsables projets. Le responsable projet est la figure centrale qui gère les activités du Directeur artistique, du Responsable IT, du Concepteur 3D et du Responsable marketing. Vous ne serez donc pas mis en contact directement avec ces personnes car elles se focaliseront uniquement sur leurs tâches spécifiques. Si vous prenez contact directement avec un de ces employés, le temps qui y serait consacré sera comptabilisé en tarif horaire. Tenez-en donc bien compte. Il peut arriver en revanche qu'un des employés vous contacte en personne, cela ne comptera alors naturellement pas (en ce qui concerne ces contacts).

3.1 Coûts fixes
Dans l’ensemble, nous opérons sur la base de « couts fixes ». Ainsi, vous savez en tant que client exactement où vous vous trouvez et vous pouvez parfaitement établir le budget de votre évènement. Les couts fixes sont donc par exemple pris en compte pour la location d'un stand, d'une marquise, d'un espace de conférence, etc. Les coûts fixes (avec des frais associés éventuels) sont mentionnés par le devis et sont en soi invariables.

3.2 Coûts variables
Nous employons également des « couts variables ». La hauteur de nos couts variables dépend de la hauteur des couts fixes. Nous distinguons 2 types de couts variables. Tout d'abord il y a des couts relatifs à la gestion de projet. Il s'agit du soutien que notre personnel vous apporte durant la préparation et les jours actifs de votre évènement. Les couts de la gestion de projet représentent toujours 25 % des couts fixes. De même, nous utilisons une écoprime variable. Fairtual Technologies est une entreprise écologique qui travaille dans un esprit conscient du changement climatique. L'empreinte CO² de notre organisation représentait à peine 8 488,83 kg en 01/01/2021. Pour que notre CO² soit absorbé par la biomasse, nous souhaitons planter plus de 500 arbres chaque année. Nous en partageons les couts avec nos clients. Nous utilisons donc un cout variable de 1 % des couts fixes et du travail sur mesure.

3.3 Tarifs horaires - travail sur mesure (ou autre)
Dans les activités comptabilisées en tarif horaire, telles que par exemple le travail sur mesure, nous comptons un tarif horaire de 150 EUR hors TVA. Lorsque, par exemple, vous nous demandez de réaliser un stand sur mesure, ou de développer une fonctionnalité supplémentaire, nous procédons d'abord à une évaluation du nombre d’heures (ou de jours) dont nous aurons besoin pour réaliser ce développement. Vous recevrez alors notre devis, mentionnant 'un nombre d'heures (ou de jours ou d'un tarif fixe). Sachez bien que cela constitue encore pour l'instant une évaluation. Ceci se traduira par, ou bien plus, ou bien moins de travail, et en conséquence ce travail sera respectivement facturé plus ou moins. Notre personnel sera entretemps en l'état de dresser une évaluation correcte, mais il peut arriver que nos clients demandent des adaptations supplémentaires, ou ne livrent pas ce dont nous avons besoin pour procéder au développement.

3.4 Frais de voyage
En tant qu’entreprise écologique, nous ne favorisons pas les déplacements. Lors de déplacements, nous ne pouvons pas travailler au bureau, et ceci est comptabilisé en frais de déplacement de 0,75 €/km (durée de déplacement comprise). Étant donné que nous ne prenons pas en compte de déplacements éventuels indispensables dans la phase du devis, les frais de déplacement ne sont pas compris dans le devis. Ils sont facturés ultérieurement.

3.5 Facturatie
Factureren doen we steeds in minstens 3 keer.
Een eerste factuur van 40% van het goedgekeurde offertebedrag wordt gefactureerd binnen de week na het ondertekenen van de offerte.
De tweede factuur wordt minstens 4 weken vóór aanvang van het evenement / project verstuurd en bedraagt 30% van het goedgekeurde offertebedrag.
De derde factuur wordt minstens 2 weken vóór aanvang van het evenement / project verstuurd en bedraagt 30% (of het saldobedrag) van het goedgekeurde offertebedrag.
Indien er na het evenement nog zaken af te rekenen vallen, dan wordt deze factuur onmiddellijk na het evenement / project verstuurd.
3.6 Betalingen
De standaard betalingstermijn bedraagt 14 dagen na factuurdatum. Indien u een verlengde betalingstermijn wenst te bekomen, dan dient dit voorafgaandelijk schriftelijk te worden goedgekeurd door de Managing Director van Fairtual Technologies, de heer Diego Dupont. Verwijzen naar uw eigen betalingsvoorwaarden of algemene voorwaarden wordt niet aanvaard.

3.7 Wat als u niet betaald heeft binnen de onder 3.5 vermelde betalingstermijn
Goede afspraken maken de beste vrienden, ook bij ons. Wij stellen alles in het werk om van uw evenement / project een succes te maken. Het respect dat wij terugvragen is een correcte betaling van onze facturen.
Indien een factuur niet werd betaald op de vervaldag (factuurdatum + 14 dagen), dan zal u een vriendelijke herinnering ontvangen, waarbij u wordt verzocht de factuur te voldoen binnen de 7 dagen.
Heeft u 7 dagen later nog niet betaald, dan zal u op de 21ste dag na factuurdatum een tweede herinnering ontvangen. Hierin wordt u nogmaals verzocht de factuur te voldoen binnen de 7 dagen.
Wanneer u op de 28ste dag nog steeds niet heeft betaald, gaan wij ervan uit dat het geen vergetelheid betreft. De werkzaamheden worden dan even stilgelegd tot u alle openstaande facturen heeft voldaan. Indien er nog andere facturen dienen gemaakt te worden, dan worden deze ook opgemaakt en zijn ze onmiddellijk opeisbaar, niettegenstaande eventuele werkzaamheden of andere zaken nog niet werden uitgevoerd.
Graag maken we drie opmerkingen:
⦁ Wacht niet tot de vervaldag gepasseerd is en u een herinnering ontvangt. Omgekeerd mag u ook van ons verwachten dat we proactief zijn en ons aan de afspraken / deadlines houden;
⦁ Let er in elk geval op dat de eerste 3 facturen betaald zijn vóór aanvang van het evenement / project. Wij houden de digitale deuren gesloten bij openstaande facturen;
⦁ Heeft u onverwacht een probleem om een factuur te betalen? Spreek dan met ons! We zijn mensen en ondernemers onder elkaar en vinden altijd wel een oplossing.
Wanneer een factuur langer dan 45 dagen open staat, stellen wij u in gebreke. Er wordt dan een conventioneel schadebeding in rekening gebracht gelijk aan 10% van het openstaande bedrag, alsook worden intresten van 1% per begonnen maand aangerekend.

3.8 Wat als u niet akkoord bent met een ontvangen factuur?
We proberen ze natuurlijk te vermijden, maar af en toe zal u een klacht hebben. Geen probleem uiteraard!
Het volstaat een gemotiveerd en duidelijk mailtje te sturen naar info@virtualfair.be, binnen de 8 dagen na vaststelling van het probleem, om ons op de hoogte te stellen.
Wij zullen onmiddellijk al het mogelijke doen om het probleem op te lossen.
Hou er wel rekening mee dat het formuleren van een dergelijke klacht niet betekent dat de uw betalingsverplichtingen worden opgeschort!

3.9 Annulering evenement
U heeft uiteraard de mogelijkheid om binnen de zeven (7) dagen na ondertekening van de offerte (de Overeenkomst) kosteloos te annuleren. In andere gevallen van annulering bent u een annuleringsvergoeding aan ons verschuldigd als hierna vermeld:

– bij annulering zestig (60) dagen of meer voor de door u vastgestelde ingangsdatum van het Evenement: 50% van de Vergoeding;
– bij annulering tussen zestig (60) en dertig (30) dagen of voor de door de u vastgestelde ingangsdatum van het Evenement: 75% van de Vergoeding;
– bij annulering minder dan dertig (30) dagen voor de door de u vastgestelde ingangsdatum van het Evenement: 100% van de Vergoeding plus annuleringskosten van € 2.500,- (tweeduizend vijfhonderd euro).

 

4.1 Pour chaque commande, nous gardons à l’esprit un objectif clair : un client satisfait. Nous mettons tout en œuvre pour atteindre cet objectif. Ceci, à notre propre discrétion, en nous fondant sur nos propres expérience et expertise pour fournir des solutions mûrement considérées. En d'autres termes, nous ferons parfois appel à des experts qui ne sont pas associés à notre entreprise mais qui pourront selon nous vous aider.

4.2 Nous apprécions l'innovation et la numérisation. Nous exploitons également des applications novatrices numériques pour accélérer et faciliter des processus déterminés. Nous espérons que vous acceptez et comprenez notre utilisation de ce type d’applications.

4.3 Nous voulons que nos clients soient satisfaits. Nous ne croyons cependant pas à une collaboration à sens unique. Nous essayons toujours de travailler au résultat souhaité avec vous. En d'autres termes, nous comptons aussi sur votre collaboration.

4.4 De par la nature spécifique de nos activités, tous les engagements passés entre nous et vous-même doivent être considérés comme une obligation de moyens. De par la nature de nos activités, il nous n’est pas possible de garantir une obligation de résultats.

À fins de clarification : Une obligation de moyens constitue un engagement selon lequel l’exécutant des travaux garantit au donneur d’ordres que tous les moyens possibles et disponibles sont mis en place pour obtenir un résultat déterminé. Une obligation de garantie ou de résultats ne peut pas considérer qu’une commande a été complétée avec succès si le résultat défini préalablement est effectivement atteint (ceci est par exemple possible lors de la construction d'une habitation, mais non lors de la réalisation de nos activités).

4.6 Notre objectif consiste toujours à établir une relation saine et durable. S'il s’avérait cependant, qu’en raison de circonstances déterminées, une collaboration étendue ne soit plus envisageable, nous disposons du droit de résilier l'accord unilatéralement. 

4.7 Les droits intellectuels qui s'appliquent sur toutes les activités développées par nous-mêmes demeurent en permanence notre propriété intégrale. Vous disposez toujours d'un droit d’utilisation exclusif et non transférable. Cela signifie également que vous ne pourrez utiliser uniquement ces activités que pour les objectifs qui auront été fixés au préalable.

4.8 Nous prenons nos responsabilités. Nous engageons notre responsabilité pour toute défaillance lourde ou légère fréquente qui nous serait imputable et se produisant dans l’exercice des commandes déterminées. Si vous pensez constater une telle défaillance, veuillez nous faire parvenir sous 8 jours après la date de cette constatation un e-mail adressé à info@virtualfair.be. Nous mettrons tout en œuvre pour rectifier cette défaillance dans un délai raisonnable. Si nous n’y parvenions pas, nous engageons notre responsabilité pour les dommages qui seraient produits en conséquence de cette défaillance. Nous ne pouvons cependant pas engager notre responsabilité pour tout dommage direct tel que par exemple des dommages consécutifs, des pertes de profit ou une augmentation des frais généraux (cette énumération n’est naturellement pas limitée). Les dommages pour lesquels nous pouvons engager notre responsabilité ne peuvent jamais être plus importants que : ⦁ Le montant facturé total hors TVA (rémunérée) ; ⦁ Le montant de la police d'assurance pour une responsabilité professionnelle (Axa – N° 010.730.530.920 jusqu’à une somme de 125 000 EUR). Comme nous ne pouvons pas nous soustraire à notre responsabilité, nous attendons la même chose de vous. En tant que notre client, vous prendrez toujours les mesures nécessaires pour nous préserver de tout dommage imputable à un manquement propre. En particulier, vous devrez vous tenir au respect des échéances préétablies.

Si nous ne sommes pas en mesure de corriger notre erreur, nous acceptons la responsabilité des dommages qui sont une conséquence directe de cette erreur. Toutefois, nous ne pouvons être tenus responsables de tout dommage non direct tel que les dommages indirects, le manque à gagner ou l'augmentation des frais généraux (cette liste n'est évidemment pas exhaustive).
Les dommages pour lesquels nous pouvons être tenus responsables ne peuvent jamais être supérieurs à :
⦁ Le montant total facturé hors TVA (qui a été payé) ;
⦁ Le montant pour lequel nous sommes assurés selon notre police de responsabilité professionnelle (Axa - Nr. 010.730.530.920 jusqu'à un montant de 125.000 EUR).

Comme nous ne nous dérobons pas à notre responsabilité, nous attendons la même chose de votre part. En tant que client, vous prendrez toujours les mesures nécessaires pour nous indemniser des dommages causés par votre propre manquement. Vous devrez notamment respecter les délais que nous avons fixés.

4.9 Naturellement une force majeure ne peut jamais être exclue. Ni pour vous, ni pour nous-même. Ceci signifie que lors de la survenue d'une cause externe rendant temporairement impossible l’exécution prolongée de l’accord pour l'une des parties, l'accord peut être suspendu pour une période maximale de 90 jours. Si la force majeure persiste après cette période, l'accord pourra être définitivement résilié.

Lorsqu’une telle circonstance se présente, la partie qui est empêchée de travailler devra informer l’autre partie par écrit sur la nature de la force majeure sous 8 jours suivant le premier jour auquel la force majeure a été définie.

5.1 Fairtual Technologies BV est une entreprise belge de pointe. Ceci veut dire que seul le droit belge s'applique sur les accords qui sont conclus avec nous. Les litiges seront réglés par arbitrage. Cela signifie que tous les litiges qui peuvent se produire à la suite de l’accord présent ainsi que des accords qui en découlent, seront réglés par un tribunal arbitral, composé d'un ou trois arbitres indépendants et impartiaux, sélectionnés dans le fichier de www.arbiters.be. En cas d'infraction à l’accord entre les parties, la désignation et/ou le remplacement est assuré(e) par l'administrateur de liste. Le tribunal arbitral organise le cours des activités et le budget de (commission pour les) couts d'arbitrage. Cette clause remplace toutes les clauses attributives de juridiction contraires.

5.2 Ces Conditions générales s'appliquent uniquement à tout accord passé avec nous. L’existence de conditions complémentaires ou divergentes d'une autre partie à l’accord que nous-même est explicitement exclue. Il peut uniquement être dérogé à ces Conditions générales si les deux parties l’ont préalablement déterminé par écrit.

5.3 S’il s'avère qu’une disposition de ces Conditions générales doit être déclarée nulle, cela ne signifie pas que les Conditions générales soient nulles. Les dispositions non affectées par la nullité préservent donc leurs entières mises en vigueur et application.

5.4 Nous disposons du droit d’engager des spécialistes tiers dans la mise en œuvre de nos commandes, et pouvons transférer à notre propre discrétion les engagements découlant des accords que nous avons passés à ces tiers.

5.5 Dès qu'un accord est conclu, nous disposons du droit, dans le cadre de nos activités commerciales et promotionnelles, de nous référer à l’existence (et au contenu) de l’accord. Au sujet de ces références, nous pouvons utiliser des noms et des signes commerciaux protégés et non protégés de vous-même et de vos exposants ou d'autres utilisateurs de nos plateformes. Bien entendu, et en aucun cas, aucune des informations confidentielles de nos plateformes vous concernant vous ou vos utilisateurs ne sera rendue publique. Vous devrez informer les tiers de cette obligation de confidentialité et nous tenir au courant en cas d'opposition à cette obligation par qui que ce soit.

5.6 Comme mentionné précédemment, nous travaillons avec des collègues aussi bien internes qu’externes (des employés comme des travailleurs autonomes, associés ou non). Les tarifs horaires que nous imputons sont mentionnés dans nos couts. Ces tarifs horaires sont des tarifs qui ont valeur lorsque nous nous constituons partie de l’accord. Nous conviendrons toujours avec vous du fait que vous n’êtes pas directement en contrat avec nos employés. Si vous devez pourtant le faire (en recevant une facture de la part de l’un de nos employés), nous vous calculerons un cout d’externalisation représentant 35 % du tarif que vous avez payé (dans ce cas facturé) à ou de la part de l’employé. Vous voyez ce que je veux dire...

« Nous vivons à une époque explosive en matière de cybersécurité. Nous sommes ravis de vous entretenir aujourd'hui de la manière dont vous ou vos visiteurs, devez utiliser nos plateformes. Vous trouverez ci-dessous ce qui est possible et autorisé de faire ou pas. Nous comptons naturellement aussi sur votre bon sens. »

6.1. Introduction
1.1 Dans cette Politique d’utilisation acceptable pour nos plateformes (la « Politique »), les règles définies valent pour : ⦁ l’utilisation du site web qui héberge l’évènement, un éventuel site web de suivi ainsi que les services disponibles sur ce site Web ou un éventuel site web de suivi (les « plateformes ») ; et ⦁ la transmission, l’enregistrement et le traitement du contenu par vous-même ou une personne en votre nom, qui utilise les plateformes (« Contenu »).

1.2 Les références dans cette politique à « vous » doivent être interprétées comme désignant tout client des plateformes et tout utilisateur individuel des plateformes, et conséquemment pour « vos/votre » ; et les références dans cette politique à « nous » doivent être interprétés comme désignant Fairtual, et conséquemment pour « nos/notre ».

1.3 Par l’utilisation des plateformes, vous donnez votre accord vis-à-vis des règles consignées dans cette politique.

1.4 Vous devez également demander à vos utilisateurs (les intervenants tels que les visiteurs, les exposants, les conférenciers, etc.) leur consentement exprès aux conditions exposées dans cette politique avant que vous ne téléchargiez quelque contenu que ce soit ou utilisiez d’autres façons les plateformes.

1.5 Vous devez être âgé·e d'au moins 18 ans pour utiliser les plateformes, et par l’utilisation des plateformes, vous nous garantissez être âgé·e d'au moins 18 ans. Cela nous semble évident...

2. Règles générales d'utilisation

2.1 Vous ne pourrez pas utiliser les plateformes d’une manière qui cause ou puisse causer une détérioration des plateformes, ou qui affecte la disponibilité ou l’accès de ces plateformes.

2.2 Il ne vous est pas possible d'utiliser les plateformes : ⦁ de quelque manière illégale, frauduleuse, concurrentielle ou dommageable que ce soit, ou ⦁ en relation avec des objectifs ou des activités illégaux, frauduleux, concurrentiels ou dommageables.

2.3 Vous devez faire en sorte que tout le contenu soit conforme aux dispositions de cette politique.

3. Contenu illégal

3.1 Le contenu ne peut pas être illégal, ne doit pas enfreindre les droits légaux d’une personne et ne doit pas donner suite à la prise de mesures légales à l’encontre d'une personne (quel que soit le cas, le domaine juridique et le droit applicable).

3.2 Le contenu et l’utilisation de ce contenu par nous-même, de quelque manière que ce soit et quelles que soient leurs autorisations, ne peuvent pas : ⦁ être diffamatoires ou malveillants ; ⦁ être obscènes ou indécents ; ⦁ enfreindre le droit d’auteur, le droit moral, le droit des bases de données, le droit des marques, ⦁ le droit des modèles, le droit passif ou tout autre droit de propriété intellectuelle ; ⦁ enfreindre tout principe de confiance, le droit de confidentialité, ou tout droit en vertu de la ⦁ législation relative à la protection des données ; ⦁ proposer une conseil négligent ou comporter une déclaration négligente ; ⦁ constituer une incitation à commettre un délit, des instructions pour commettre un délit ou ⦁ l’encouragement de formes d'activités criminelles ; ⦁ faire outrage à un tribunal, ou être en conflit avec une mesure judiciaire ; ⦁ enfreindre la législation en matière de haine raciale, religieuse ou discriminatoire ; ⦁ être blasphématoires ; ⦁ être concurrentiels pour nous ou notre plateforme ; ⦁ enfreindre la législation en matière de secret d’État ; ou ⦁ enfreindre une obligation contractuelle envers une personne.
3.3 Vous devez vous assurer que le contenu ne constitue pas l’objet et n’ait jamais constitué l’objet d’une procédure juridique ou d'une plainte d’un autre type.

4. Contenu graphique

4.1 Le contenu doit être adapté à toutes les personnes ayant accès ou pouvant le recevoir au contenu en question.
4.2 Le contenu ne doit représenter aucune violence de nature explicite, graphique ou absurde.
4.3 Le contenu ne doit représenter aucune expression pornographique ou sexuellement explicite.

5. Précision factuelle

5.1 Le contenu ne peut pas être erroné, faux, imprécis ni trompeur.
5.2 Les déclarations de faits et le Contenu relatif aux personnes (juridiques et physiques) doivent être authentiques, et les opinions du contenu et relatives aux personnes (juridiques et physiques) doivent être raisonnables, demeurer équitables et indiquer le fondement de l'avis.

6. Avis négatif

6.1 Le contenu ne peut pas être constitué de recommandations juridiques, financières, d’investissement, fiscales, comptables, médicales ou autrement professionnelles, et vous n’êtes pas autorisé·e à utiliser les plateformes pour prester des services juridiques, financiers, d’investissement, fiscaux, comptables, médicaux ou autrement professionnels.
6.2 Le contenu ne peut être composé de conseils, instructions ou autres informations pouvant être suivis et qui, s’ils étaient suivis, pourraient entrainer la mort, la maladie ou des lésions corporelles, une détérioration de la propriété ou toute autre perte ou dommage.

7. Étiquette

7.1 Le contenu doit être adapté, civil et attractif, en conformité avec les normes générales acceptées d’étiquette et de comportement en ligne.
7.2 Le contenu ne peut être diffamatoire, frauduleux, menaçant, haineux, discriminant ou encore subversif.
7.3 Le contenu ne peut pas causer de contrariété, de désagrément ou d'angoisse inutile.
7.4 Vous ne pouvez pas utiliser les plateformes pour l’envoi de communications hostiles ou de communications au contenu diffamatoire, y compris des communications visant une personne ou un groupe de personnes déterminées.
7.5 Vous ne pouvez pas utiliser les plateformes pour alarmer ou diffamer de manière intentionnelle.
7.6 Vous n’êtes pas autorisé·e à inonder les plateformes de matériel concernant un sujet ou un domaine précis, individuellement ou collectivement.
7.7 Vous devez pour cela vous assurer que le contenu ne réplique aucun contenu autre disponible via les plateformes.
7.8 Vous devez pour cela vous assurer que le contenu soit catégorisé de manière appropriée.
7.9 Vous devez utiliser des titres adaptés et informatifs pour tout le Contenu.
7.10 Vous devez en tout temps faire preuve de politesse et de courtoisie à l’égard des autres utilisateurs des plateformes.

8. Marketing et courriels indésirables

8.1 Vous ne pouvez pas utiliser les plateformes sans notre autorisation écrite pour tout objectif relatif au marketing, à la publicité, à la promotion, à la vente ou à la livraison d’un produit, service ou d'une offre commerciale concurrentiels pour nous.
8.2 Le contenu ne doit créer ni contenir de courriel indésirable, et vous n’êtes pas autorisé·e à utiliser les plateformes pour y enregistrer ou envoyer des courriels indésirables visant toute communication marketing illégale et communication commerciale non sollicitée.
8.3 Vous ne pouvez envoyer aucun courriel indésirable ni aucune communication marketing à une personne qui utilise l'une des adresses e-mail ou d'autres coordonnées disponibles sur les plateformes ou dont vous prenez connaissance par l’utilisation des plateformes.
8.4 Vous ne pouvez pas utiliser les plateformes pour promouvoir, héberger ou exploiter des chaînes de lettres, des systèmes de Ponzi, des systèmes pyramidaux, des programmes de matrice, des systèmes marketing multiniveaux, des systèmes de fortune rapide ou des lettres, systèmes ou programmes similaires. 8.5 Vous ne pouvez pas utiliser les plateformes d'une manière qui pourrait mener à la mise sous liste noire de nos adresses IP.

9. Entreprises réglementées

9.1 Vous ne pouvez pas utiliser les plateformes pour tout but lié à des jeux de hasard, paris, loteries, sweepstakes, concours dotés de prix ou toute autre activité liée au jeu.
9.2 Vous ne pouvez pas utiliser les plateformes pour tout but lié à l’offre d'achat, la vente ou la distribution de médicaments ou produits pharmaceutiques.
9.3 Vous ne pouvez pas utiliser les plateformes pour tout but lié à l’offre d'achat, la vente ou la distribution de couteaux, fusils ou autres armes.

10. Surveillance

10.1 Vous reconnaissez que nous pouvons superviser activement le contenu et l'utilisation des plateformes.

11. Extraction de données

11.1 Vous n’êtes pas autorisé·e à exécuter des captures de données d’écran, des explorations de données, des extractions de données ou autres collectes de données systématiques ou automatisées au moyen, ou en relation à, des plateformes.

12. Hyperliens

12.1 Vous ne pouvez installer des liens entre des documents utilisant les plateformes et qui, s’ils étaient rendus disponibles via ces plateformes, enfreindraient les dispositions de cette Politique.

13. Logiciels malveillant

13.1 Le contenu ne peut pas contenir de virus, vers, logiciels espions, publiciels ou autre logiciel, programme, système routinier, application ou technologie malveillants ; et vous ne pouvez aucunement promouvoir, diffuser ou exécuter toutes ces formes de logiciel malveillantes via nos plateformes.
13.2 Le Contenu ne peut pas contenir de logiciels, programmes, systèmes routiniers, applications ou technologies malveillants ; et vous ne pouvez aucunement promouvoir, diffuser ou exécuter toutes ces formes de logiciel malveillantes via nos plateformes, qui auraient ou pourraient avoir un effet matériel nuisible sur les performances d’un ordinateur ou qui produiraient des risques de sécurité matériels pour un ordinateur.

14. Manquement aux règles

14.1 Le respect par vous et vos utilisateurs (les intervenants tels que des visiteurs, exposants, conférenciers, etc.) des règles susnommées contribuera à entretenir notre amitié. Si nous déterminions toutefois que vous ne respectiez pas ces règles, nous nous arrogeons le droit de vous refuser la disponibilité de la plateforme dans son entier (et de suspendre notre accord, sous lequel vous avez droit à tout dédommagement ou remboursement des sommes déjà réglées). Mais vous devez aussi l’exiger de vos utilisateurs. Lorsque nous déterminons qu’un utilisateur ne respecte pas les règles, nous vous en informerons immédiatement, de sorte à appliquer les mesures adaptées (juridiques).

 

Déclaration de confidentialité

Fairtual Technologies s’engage en permanence à protéger la confidentialité de ses utilisateurs au maximum et s’efforce d’offrir à chacun une expérience d’utilisation sécurisée. Notre Politique de confidentialité contient toutes les informations qui vous permettront de mieux comprendre la manière dont Fairtual collecte et utilise vos données, et les options qui s'offrent à vous pour protéger vos données.

La Politique de confidentialité comporte notre politique concernant le traitement des données personnelles assorti de la déclaration relative à nos pratiques et informations de confidentialité. Notre politique de confidentialité vise à vous informer de nos pratiques de confidentialité, de manière claire et synthétique.

Pour toute question concernant la confidentialité, veuillez nous contacter à l'adresse info@virtualfair.be.

La politique de confidentialité de Fairtual

Les mots comportant une majuscule sont définis dans les Conditions générales et possèdent le même sens que dans les Conditions générales de cette annexe. Le traitement réfère à tous les traitements concernant les données personnelles et susceptibles d'identifier une personne physique directement ou indirectement, comme la collecte, la définition, la mise en ordre, la mise en structure, l’enregistrement, le traitement, la modification, la demande, la consultation, l’utilisation, la mise à disposition, l’alignement, la combinaison, la protection, l’effacement ou la destruction des données. Cette Politique de confidentialité vise les personnes qui par ce traitement sont concernées par l’utilisation de toutes les informations requises conformément à la règlementation en vigueur, y compris les informations requises par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (règlement général sur la protection des données ou RGPD.) Fairtual s’engage ainsi à traiter les données personnelles des Utilisateurs de manière légale, adéquate et transparente. Cette déclaration de confidentialité détaille la nature des données personnelles traitées et les objectifs qui y sont liés, les droits dont dispose l’Utilisateur pour assurer la sécurité de sa confidentialité et éventuellement l’améliorer.

Notions clés

Cette Politique de confidentialité se base sur les notions suivantes : Le site Web : le site web, se trouvant au lien URL https://virtualfair.be. Le Règlement : Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (autrement nommé le Règlement général européen sur la protection des données (RGPD)) Données personnelles : toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Par exemple : nom, adresse, composition familiale, évaluations, certifications, etc. Traitement : (la totalité des) traitement(s) des données personnelles. Par exemple : conservation, collecte, modification, demande, consultation, utilisation, transmission, diffusion, effacement, destruction, etc. Responsable du traitement : la personne physique, la personne juridique, l’organisme gouvernemental, un service ou tout autre organe qui établit seul ou collectivement l’objectif de, et les moyens de, traitement des données personnelles. Personne concernée : la personne physique identifiée ou identifiable, associée aux données traitées.

Cette politique s'applique au traitement des données personnelles des Utilisateurs du site Web, en l’occurrence :
⦁ les personnes qui visitent le site Web ;
⦁ les personnes qui remplissent le formulaire de contact.
Ces personnes seront nommées « Personnes concernées » et chaque personne individuelle sera nommée « Personne concernée ».

Les responsables du traitement, le fonctionnaire chargé de la protection des données, et le sous-traitant
⦁ Le Responsable du traitement :
Fairtual Technologies BV, dont le siège social est établi à 8000 Bruges, Koningin Elisabethlaan 18, inscrite au Carrefour des entreprises sous la référence BE0899.916.411 (ci-après dénommée : « Fairtual ») est responsable du traitement des données personnelles qui lui sont soumises dans le cadre de ses activités ;
⦁ Le Fonctionnaire chargé de la protection des données : Le fonctionnaire chargé de la protection des données et de la protection de la confidentialité de Fairtual peut être joint grâce aux coordonnées suivantes :
⦁ nom : Mike Thevissen
⦁ tél : + 32 (0)472 75 66 22
⦁ E-mail : mike.thevissen@whitewire.be

Objectif du traitement
Fairtual traite les données personnelles dans le cadre de l’utilisation de son site Web. Les données personnelles sont utilisées pour les objectifs suivants : ⦁ Coordonnées des Utilisateurs qui sont des entreprises ou agissant à titre professionnel (clients ou prospects) : les données personnelles qui sont nécessaires pour dresser et exécuter l'accord passé avec Fairtual de manière correcte. À fins de réalisation d'accords, Fairtual doit disposer de données personnelles indispensables à l’offre de ses prestations de service ;
⦁ Les fournisseurs qui entrent en contact avec Fairtual : les données personnelles qui sont nécessaires pour dresser et exécuter l'accord passé avec Fairtual de manière correcte ;
⦁ Tout intérêt légitime du Responsable du traitement ;
⦁ Pouvoir accepter la demande de l’Utilisateur qui remplit le formulaire de contact (autorisation).
Toutes les données personnelles collectées sont traitées administrativement et éventuellement comptabilisées à un stade ultérieur.

Quelles sont les données personnelles collectées ?
Informations directement collectées

⦁ Informations concernant la Personne concernée : Nom – Prénom
⦁ Informations pour contacter la Personne concernée : numéro de téléphone, adresse e-mail
Si la Personne concernée se fait connaitre via le site Web (en complétant le formulaire de contact), ses données seront enregistrées dans la base de données. La Personne concernée accorde son autorisation expresse d’être enregistrée dans la base de données en s’enregistrant et/ou s'identifiant.

Ce que la Personne concernée partage

Lorsque la Personne concernée contacte Fairtual, Fairtual peut noter son identité (nom et prénom) et son numéro de téléphone pour établir une synthèse de son identité et consulter le type de personne qui utilise ses prestations de service.

Catégories de données personnelles traitées
⦁ Renseignements d’identité
⦁ Coordonnées
⦁ Toutes les données, documents et média mis à disposition par la personne concernée à Fairtual

Qui reçoit les données personnelles ?
Le Responsable du traitement peut transmettre les données personnelles de la Personne concernée aux destinataires suivants :
⦁ Prestataires de service TIC ;
⦁ Comptables ;
⦁ Entrepreneurs qui sont liés au Responsable du traitement, comme des concepteurs ou des programmeurs.
Les données personnelles de la Personne concernée ne sont en principe pas transmises à un pays qui ne fait pas partie de l’Espace économique européen.
Fairtual traite ces données personnelles en accord avec les objectifs mentionnés dans l’article « Traitement des données ». Seuls les employés travaillant au sein de l’organisation Fairtual peuvent consulter ces données personnelles dans l’exercice de leurs fonctions.

Combien de temps les données personnelles sont-elles conservées ?
Le Responsable du traitement conserve les données personnelles de la Personne concernée :
⦁ Autant de temps que cela est nécessaire pour réaliser les objectifs tels que décrits à l’article Traitement des données ;
⦁ Autant de temps que cela est nécessaire pour effacer les données personnelles après que les termes de conservation prévus par le règlement sont échus ;
⦁ Autant de temps que cela est nécessaire pour respecter les obligations qui découlent des textes légaux, d'autres règlementations ou des accords passés avec Fairtual, ou explicités par une autorité publique.

À quels droits peut prétendre la personne concernée ?

Droit d’objection
Lorsque les données personnelles sont traitées sur la base de l’autorisation de la Personne concernée (voir point « À qui s'applique cette politique de confidentialité ? »), la Personne concernée peut retirer son autorisation à tout moment.

Si la Personne concernée veut exercer un ou plusieurs des droits mentionnés par la présente, elle doit prendre contact avec le fonctionnaire chargé de la protection des données de Fairtual via les coordonnées mentionnées à l’article « Le responsable du traitement et le fonctionnaire chargé de la protection des données ».

Droit d'accès
La personne concernée a le droit d'obtenir de Fairtual une réponse concluante sur le traitement ou non des données personnelles la concernant et, le cas échéant, d'accéder aux données personnelles concernées et aux informations suivantes :

⦁ les finalités du traitement ;
⦁ les catégories pertinentes de données à caractère personnel ;
⦁ les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel sont divulguées ;
⦁ si possible, la période pendant laquelle il est prévu de conserver les données à caractère personnel
⦁ ou, si ce n'est pas possible, les critères permettant de déterminer cette période ;
⦁ que la personne concernée a le droit de demander à Fairtual d'effacer ou de corriger les données à caractère personnel ou de restreindre le traitement ;
⦁ que la Personne concernée a le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données ;
⦁ toute information disponible sur la source des données, dans le cas où les
⦁ données personnelles ne sont pas collectées auprès de la Personne concernée elle-même ;
⦁ l'existence, le cas échéant, d'une prise de décision exclusivement automatisée, y compris le profilage et, dans les cas applicables, des informations utiles sur la logique sous-jacente, la signification et les conséquences attendues de la prise de décision automatisée.
Fairtual fournira, à la demande expresse de la personne concernée, dans un délai raisonnable, le résumé le plus complet possible des données personnelles demandées et/ou des informations ci-dessus. La personne concernée a le droit d'obtenir gratuitement une copie des informations demandées.
Si la personne concernée soumet sa demande par voie électronique, Fairtual peut fournir les informations par voie électronique, par exemple par courrier électronique.
Fairtual garantit que la personne concernée, par le biais de son compte en tant qu'utilisateur enregistré, a pleinement accès à ses données et peut à tout moment modifier, corriger ou supprimer ces données.

Droit d'amélioration
La Personne concernée dispose du droit de faire éliminer ou améliorer les données personnelles erronées, non adaptées ou anciennes. Si la Personne concernée est d'avis que les informations dont dispose Fairtual son stockées de manière incomplète, incorrecte, non adaptée ou ancienne, elle devra contacter le fonctionnaire chargé de la protection des données grâce aux coordonnées mentionnées à l’article 4. Fairtual garantit que la Personne concernée, via son compte d’Utilisateur enregistré, obtienne un accès entier à ses données et que ces données-mêmes puissent être modifiées, améliorées ou éliminées.

Droit d'effacement des données
La Personne concernée dispose du droit d‘obtenir que certaines données personnelles soient effacées lorsque l'un des cas suivants s'applique :
⦁ les données personnelles ne sont plus nécessaires aux objectifs pour lesquels elles sont collectées et traitées ;
⦁ la Personne concernée retire l’autorisation sur laquelle le traitement repose, et il n’existe aucune autre base légale à ce traitement ;
⦁ la Personne concernée objecte au traitement conforme à cette politique ;
⦁ les données personnelles sont traitées de manière illégale ;
⦁ les données personnelles doivent être effacées pour satisfaire à une obligation légale de Fairtual.

Fairtual est tenue d'effacer les données personnelles sans délai déraisonnable lorsque l'un des cas susmentionnés s'applique. Fairtual garantit que la Personne concernée, via son compte d’Utilisateur enregistré, obtienne un accès entier à ses données et que ces données-mêmes puissent être modifiées, améliorées ou éliminées.

Droit de limitation du traitement
La Personne concernée dispose du droit dans certains cas, de faire limiter le traitement de ses données personnelles. Les conditions suivantes doivent s'appliquer :
⦁ Lorsque les données personnelles enregistrées ne sont pas correctes, durant la période dont Fairtual a besoin pour contrôler la justesse des données personnelles et de les corriger ;
⦁ le traitement des données personnelles est illégal et la Personne concernée s’oppose à l'effacement des données personnelles et demande à ce que leur utilisation soit limitée ;
⦁ Fairtual n’a plus besoin des données pour les objectifs de traitement pour lesquels les données sont stockées, mais plutôt dans le cadre d'une procédure judiciaire, pour la protection de personnes physiques ou juridiques, ou pour des motifs justes d'intérêt public.

Lorsque le traitement des données personnelles est limité, Fairtual peut continuer d’enregistrer les données personnelles mais aucune donnée personnelle ne peut être traitée sans l’autorisation préalable de la Personne concernée.

Fairtual garantit que la Personne concernée, via son compte d’Utilisateur enregistré, obtienne un accès entier à ses données et que ces données-mêmes puissent être modifiées, améliorées ou éliminées.

Droit de transférer des données à caractère personnel
Sous réserve des droits et libertés des tiers et des limitations prévues par le Règlement, la Personne concernée dispose du droit d’obtenir ces données personnelles qu’elle a elle-même procurées à Fairtual sous une forme structurée, accessible et lisible par une machine. La Personne concernée dispose du droit de transférer elle-même ces données à un autre responsable du traitement ou de demander à ce que les données personnelles soient transmises directement par Fairtual à un autre responsable du traitement.

Refus du traitement automatique et processus décisionnel
Les traitements de données et les processus ne se déroulent pas de manière automatisée, ni sans une intervention humaine. Toutefois, la Personne concernée peut présenter une objection envers le traitement automatisé de ses données personnelles lorsque ce traitement l'affecte de manière importante.

Les exceptions suivantes sont en vigueur, et seront évaluées au cas par cas :
⦁ le traitement automatisé est autorisé lors d'une disposition légale s’appliquant à Fairtual et qui prévoit également dans les mesures nécessaires, la protection des droits, libertés et intérêts de la Personne concernée.
La Personne concernée dispose aussi du droit d'objection contre le traitement des données personnelles qui s'appliquent à elle dans des cas prévus par la loi ou d’autre textes réglementaires.

La Personne concernée peut exercer ces droits en effectuant une demande auprès de, ou en prenant contact avec, le fonctionnaire chargé de la protection des données de Fairtual, tout comme mentionné précédemment.

Le fonctionnaire chargé de la protection des données prendra les mesures nécessaires pour contrôler l’identité de la Personne concernée effectuant une requête.

La Personne concernée dispose du droit de procéder à une réclamation auprès de l’autorité de règlementation. Il s'agit en Belgique, et depuis le 25 mai 2018, de l’Autorité de protection des données (préalablement la Commission de la protection de la vie privée) : voir https://www.autoriteprotectiondonnees.be.

Quelles sont les mesures de sécurité adoptées ?
Comme les données personnelles sont traitées, Fairtual garantit à tout moment la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de ces informations. Fairtual utilise un niveau de sécurité élevé pour le traitement des données, et pour les données traitées et enregistrées.

Les principes les plus importants appliqués par Fairtual sont :
1. La définition des rôles et des responsabilités en matière de protection des informations, pour garantir l’exécution de toutes les activités de sécurité.
2. Toute la documentation exigée, telle que les règles de politique, les normes, procédures et directives, vise le renforcement de la sécurité. Cette documentation est revue régulièrement.
3. Fairtual utilise une approche basée sur le risque pour identifier les contrôles de sécurité techniques et autres contrôles nécessaires. Ceci assure la détermination des priorités appropriées et que seuls des contrôles de sécurité efficaces et efficients sont sélectionnés et mis en place.
4. Fairtual s’efforce d'assurer que les employés de l’organisation en son entier soient informés de l’intérêt de la sécurité des informations et de la protection des données ; elle véhicule ces informations par le biais de formations et d’exercices de règlementation.
5. Fairtual procède à des contrôles d’identité et d'accès pour protéger les informations contre des accès, des modifications ou des suppressions non autorisés, causés ou non de manière intentionnelle.
6. Fairtual met en place des contrôles physiques pour garantir la prévention de l’incendie et du vol, ainsi que des contrôles d'accès pour ses bâtiments.
7. Des contrôles de protection cybernétique ont été mis en place. Les applications et plateformes de technologie ont été conçues, configurées, maintenues et évaluées sur la base de critères de sécurité reconnus, tels que les vulnérabilités et menaces, qui sont surveillées en permanence.
8. Un programme de Continuité commerciale a été installé pour garantir la continuité en cas de pannes ou de catastrophes et en vue de rétablir les processus d'entreprise. Durant l’activation de ce programme, les principes de sécurité de l’information continuent d’être en vigueur.
9. La politique de sécurité de l’information et la mise en œuvre de celle-ci sont évaluées régulièrement.

Accord de sous-traitance

Les parties :
⦁ Vous, en tant que client, dénommé ci-après « Responsable du traitement » ;
et
⦁ la société privée à responsabilité limitée Fairtual Technologies BV ayant son siège statutaire en Belgique, 8000 Bruges, Koningin Elisabethlaan 18 et dont les bureaux sont sis en Belgique, 8000 Bruges, Koningin Elisabethlaan 18, représentée par son dirigeant, monsieur Diego Dupont, dénommé ci-après le « Sous-traitant ».

Considérations :
⦁ Le Responsable du traitement passe ou passera un ou plusieurs accords avec le Sous-traitant, en vue de la livraison de divers services par le Sous-traitant au Responsable du traitement. Cet accord ou ces accords sont communs ou seront désignés comme « l’Accord principal ».

⦁ Le sous-traitant, à l'exécution de l’Accord principal traitera les données pour lesquelles le Responsable du traitement est et demeure responsable. Ces données font partie des données personnelles dans le sens du Règlement général européen sur la protection des données (UE 2016/679), autrement nommé le « RGPD ».

⦁ Les parties décident, étant données les dispositions de l'article 28 paragraphe 3 du RGPD d’enregistrer les conditions de traitement de ces données personnelles dans cet accord.

Accord :

⦁ Domaine d’application
⦁ Cet accord s’applique, dans la mesure où la prestation des services se conforme à l’Accord principal, et où un ou plusieurs traitements se produisent tels que présentés à l’Annexe 1
⦁ Les traitements de l’Annexe 1 qui se déroulent lors de la prestation des services seront ci-après nommés « les Traitements ». Les données personnelles qui sont traitées par la présente : « les Données personnelles ».
⦁ Concernant le Traitement, le Responsable du traitement est le responsable du traitement et le Sous-traitant est le sous-traitant. Les personnes physiques qui, conformément à l’Accord principal, utilisent de fait les services du Sous-traitant et, éventuellement, de leurs représentants, sont ci-après dénommées les « Utilisateurs finaux ».
⦁ Toutes les notions clés de cet accord revêtent le sens qui leur sont donnés dans le RGPD.
⦁ Les annexes font partie du présent accord. Cela concerne :
Annexe 1 les Traitements, les Données personnelles et les délais de conservation ;
Annexe 2 les Sous-traitants ultérieurs et les catégories de Sous-traitants ultérieurs que ce Responsable du traitement approuve ;
Annexe 3 les mesures techniques et organisationnelles du Sous-traitant ;
Annexe 4 informations concernant une Fuite de données.

⦁ Objet
⦁ Le Sous-traitant s’engage à traiter les Données personnelles exclusivement dans la portée des activités désignées par cet accord de sous-traitance et/ou cet Accord principal. Le Sous-traitant garantit qu’il (ou elle) n’utilisera en aucun cas les Données personnelles Traitées conformément à cet Accord de sous-traitance, sans l’autorisation expresse écrite du Responsable du traitement, à ses propres fins ou aux fins de tiers, à moins qu’une disposition légale applicable au Sous-traitant l’y oblige. Dans ce cas, le Sous-traitant notifiera immédiatement le Responsable du traitement, préalablement au Traitement, de cette prescription légale, à moins que cette législation n’interdise cette notification pour des motifs justes d'intérêt public.
⦁ Le Sous-traitant tiendra séparées les Données personnelles du Responsable du traitement, des Données (personnelles) Traitées individuellement ou pour des tiers.
⦁ Le Sous-traitant réalise les Traitements de manière juste et attentive.

3 Mesures de sécurité
⦁ Le sous-traitant prend toutes les mesures de sécurité techniques et organisationnelles qui sont exigées de ce dernier sur la base du RGPD et en particulier de l'article 32 du RGPD.
⦁ Le Sous-traitant délivrera un document où figurent les mesures adaptées techniques et organisationnelles. Ce document sera joint en tant qu’Annexe 3 à cet Accord de sous-traitance.

Fuites de données
⦁ Le Sous-traitant informera le Responsable du traitement sans délai irraisonné, mais en tous les cas sous 24 heures, de toute « violation de données à caractère personnel » comme repris à l’article 4 paragraphe 12 du RGPD. Une telle infraction sera par la suite : nommée « Fuite de données ».
⦁ Le Sous-traitant fournit au Responsable du traitement sans délai irraisonné toutes les informations en sa possession et nécessaires pour satisfaire aux obligations de l'article 33 du RGPD et s’engagera à toute collaboration attendue du responsable. Le Sous-traitant fournit par ailleurs les informations concernées aussi rapidement que possible, sous format accessible à déterminer par le Sous-traitant. De plus, le Sous-traitant informera le Responsable du traitement de nouveaux développements éventuels relatifs à la Fuite de données, et prendra toute mesure raisonnable à la résolution de la Fuite de données, tout comme la limitation des conséquences (possibles) aussi rapidement que possible. Le Sous-traitant prendra en outre les mesures nécessaires à la prévention d’une éventuelle Fuite de données future.
⦁ Le Sous-traitant n’informera pas le Responsable du traitement d'une Fuite de données s’il est véritablement clair que la Fuite de données ne pose aucun risque pour les droits et libertés des personnes physiques. En cas de moindre doute, le Sous-traitant communique la Fuite de données au Responsable du traitement pour le mettre en mesure de décider d'une communication éventuelle de la Fuite de données. Le Sous-traitant documentera toute les infractions, même celles qui ne doivent pas être communiquées au Responsable du traitement, et procurera cette documentation une fois par trimestre au Responsable du traitement ou plus tôt si le Responsable du traitement en fait la demande. La documentation comprend au minimum des informations comme signifiées en Annexe 4.
⦁ Il est du ressort exclusif du Responsable du traitement de déterminer si une Fuite de données telle que constatée par le Sous-traitant doit être communiquée à l’autorité compétente et/ou à des personnes concernées déterminées.

5 Recours à des Sous-traitants ultérieurs
⦁ Le sous-traitant est autorisé lors du Traitement, à engager des Sous-traitant ultérieurs tiers sans autorisation écrite préalable du Responsable du traitement.
⦁ Le Sous-traitant veille à ce que le(s) tiers concerné(s) passe(nt) un accord selon lequel il(s) respecte(nt) au moins les mêmes obligations légales que celle du Sous-traitant.
⦁ Le Sous-traitant informe le Responsable du traitement de l’engagement des Sous-traitants ultérieurs auquel il a procédé. Le Responsable du traitement peut ainsi s’opposer à l’ajout ou au remplacement de Sous-traitants ultérieurs par le Sous-traitant.
⦁ Le Responsable du traitement donne ainsi, à chaque fois, son autorisation avant l’engagement de Sous-traitants ultérieurs et/ou de catégories de Sous-traitants ultérieurs, tel que stipulé à l’Annexe 2.

6 Obligation de confidentialité
⦁ Le Sous-traitant préserve la confidentialité des données personnelles. Le Sous-traitant s'assure que les Données personnelles ne soient pas mises à la disposition directe ou indirecte de tiers. Par tiers, on entend également le personnel du Sous-traitant, dans la mesure où il n’est pas nécessaire que ce personnel prenne connaissance des Données personnelles. Cette interdiction ne vaut pas si cet accord détermine une indication contraire et/ou dans la mesure ou une prescription légale ou un jugement oblige à toute mention.
⦁ Le Sous-traitant s'assure que les personnes, sans se limiter aux employés, qui conjointement au Sous-traitant participent aux Traitements, sont liées à l’obligation de secret professionnel en matière de Données personnelles.

⦁ Le Sous-traitant informera le Responsable du traitement de toute demande d’accès à des données à caractère personnel, tout comme leur fourniture ou toute autre forme de demande et de communication des Données personnelles, en infraction à l’obligation de secret professionnel déterminée par cet article.

7 Délais de conservation et effacement
⦁ Le Responsable du traitement se charge de déterminer les délais de conservation relatifs aux Données personnelles. Dans la mesure où les Données personnelles se trouvent sous le contrôle du Responsable du traitement, ce dernier en a lui-même été informé de manière opportune.
⦁ Le Sous-traitant effacera les Données personnelles sous trente jours après la fin de l’Accord principal ou, au choix du Responsable du traitement les transmettra à celui-ci, à moins que les Données personnelles doivent être conservées plus longtemps, tel que dans le cadre des obligations (légales) du Sous-traitant, ou encore si le Responsable du traitement demande la conservation des Données personnelles pour une durée plus longue, ou si le Sous-traitant et le Responsable du traitement parviennent à un accord de couts et autres conditions pour cette durée plus longue, cette dernière hypothèse sans préjudice du respect des délais de conservation légaux par le Responsable du traitement. Un transfert éventuel au Responsable du traitement s’effectue aux frais du Responsable du traitement.
⦁ Le Sous-traitant déclarera, à la demande du Responsable du traitement que la suppression mentionnée au paragraphe précédent a eu lieu. Le Responsable du traitement peut faire exécuter un contrôle à ses propres frais si cela s’est réellement présenté. L’Article 10 de cet accord s'applique à ce contrôle. Le Sous-traitant informera dans la mesure nécessaire tous les Sous-traitants ultérieurs concernés par le traitement des Données personnelles, d'une résiliation de l’Accord principal et les instruira de les traiter comme déterminé par la présente.
⦁ À moins que les parties en conviennent autrement, le Responsable du traitement s'assure personnellement d'une sauvegarde des Données personnelles.

8 Droits des personnes concernées
⦁ Si le Responsable du traitement a personnellement accès aux Données personnelles, il satisfait lui-même à toutes les demandes des personnes concernées relatives aux Données personnelles. Le Sous-traitant transmettra éventuellement et sans délai des demandes reçues par lui-même au Responsable du traitement, ce dernier prenant en charge le traitement de la demande.
⦁ Uniquement dans la mesure où ce qui est entendu à l’article précédent n’est pas possible, le Sous-traitant proposera sa collaboration complète et opportune au Responsable du traitement pour :
⦁ après approbation de, et à la demande du Responsable du traitement, l'accès des personnes concernées aux Données personnelles les concernant,
⦁ l’élimination ou la correction des Données personnelles,
⦁ attester que les Données personnelles ont été éliminées ou corrigées, si elles sont incorrectes (ou, dans le cas où le Responsable du traitement n’accepte pas que les Données personnelles soient incorrectes, confirmer le fait que la personne concernée considère ses Données personnelles comme incorrectes)
⦁ fournir les Données personnelles concernées au Responsable du traitement ainsi qu’à un tiers désigné par le Responsable du traitement, sous une forme structurée, accessible et lisible par une machine et
⦁ autrement donner l’occasion au Responsable du traitement de satisfaire à ses obligations en vertu du RGPD ou une autre législation applicable dans le domaine du traitement des Données personnelles.

⦁ Les couts, et les exigences de la collaboration évoquée au paragraphe précédent sont fixés de commun accord par les parties. Sans accord, les couts à cet égard sont imputables au Responsable du traitement.

⦁ Responsabilité
⦁ Le Sous-traitant est responsable envers le Responsable du traitement de tous dommages et couts supportés par le Responsable du traitement en conséquence d’une faute imputable au Sous-traitant, pour satisfaire à ses obligations en vertu de cet accord, y compris mais sans limitations, les dommages causés par le Sous-traitant lorsque le traitement ne satisfait pas aux obligations spécifiques du Sous-traitant relativement au RGPD ou s'il est en violation aux instructions légales du Responsable du traitement.
⦁ Le Sous-traitant préserve le Responsable du traitement de toute réclamation de tiers en conséquence d’une faute imputable au Sous-traitant pour respecter ses obligations envers le Responsable du traitement en vertu de cet accord.
⦁ Sans préjudice de la disposition de cet article 9, le règlement visé par l’Accord principal vaut sans restriction en ce qui concerne la responsabilité.

⦁ Contrôle
⦁ Le Responsable du traitement dispose du droit de contrôler ou de faire contrôler à ses propres frais le respect des dispositions de cet accord, lorsqu’il existe un motif raisonnable de le faire, mais en tous les cas, une fois par an, par un expert-comptable ou un comptable Informaticien indépendant.
⦁ En cas d’un tel contrôle, s'il apparait que le Sous-traitant n’a pas respecté ou pas respecté de manière juste cet accord et/ou les dispositions légales applicables lors du Traitement des Données personnelles, le Sous-traitant doit supporter les couts de l’enquête. Le Sous-traitant devra immédiatement après prise de connaissance de la défaillance attestée, remédier à ces défaillances. Ceci, sans préjudice des autres droits du Responsable du traitement.
⦁ Le Sous-traitant met à disposition du Responsable du traitement toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations stipulées à l’article 28 du RGPD. Si la personne tierce engagée par le Responsable donne une instruction qui selon le Sous-traitant, enfreint le RGPD, le Sous-traitant en informera immédiatement le Responsable du traitement.
⦁ L’enquête du Responsable du traitement se limitera toujours aux systèmes du Sous-traitant qui ont été utilisés pour les Traitements. Le Responsable du traitement préservera le secret des informations révélées lors du contrôle et ne les utilisera que pour contrôler le respect des obligations par le Sous-traitant de cet accord et effacer aussi rapidement que possible les informations ou ses parties. Le Responsable du traitement s'assure que les tiers éventuellement engagés respectent ces obligations.
Le Sous-traitant fera exécuter ou exécutera lui-même des contrôles de sécurité périodiques et fournira une synthèse annuelle du résultat de ce contrôle qui comportera au minimum un aperçu des risques ainsi que des mesures pour limiter et résoudre ces derniers.

⦁ Traitement des données personnelles en dehors de l’Espace économique européen
⦁ Le transfert des Données personnelles par le Sous-traitant en dehors de l’Espace économique européen est uniquement autorisé dans le respect des obligations légales en vigueur à cet effet.

⦁ Autres dispositions
⦁ Le modifications de cet accord sont exclusivement valables si elles sont convenues par écrit par les deux parties.
⦁ Les parties adapteront cet accord en fonction de règlementations modifiées ou complémentaires, d’instructions complémentaires émanant des autorités compétentes et de l’évolution d’une réflexion en application du RGPD (par exemple par le biais, mais sans s'y limiter, d'une jurisprudence ou de rapports) de l’introduction de clauses types et/ou d'autres évènements ou réflexions nécessitant une telle adaptation.
⦁ Cet accord dure aussi longtemps que l’Accord principal dure. Les dispositions de cet accord demeurent valables dans la mesure du nécessaire pour les déviations à cet accord et dans la mesure où elles sont destinées à survivre la fin de cet accord. Les dispositions relatives au secret professionnel et aux litiges appartiennent entre autres à cette dernière catégorie de dispositions, sans s’y limiter.
⦁ Cet accord prévaut sur tous les autres accords entre le Responsable du traitement et le Sous-traitant.
⦁ Le présent accord est uniquement régi par le droit belge.
⦁ Les Parties soumettront leurs litiges associés à cet accord exclusivement au Tribunal de Bruges.
_________________________

Par :

Par :

Au nom de : Fairtual Technologies BV Au nom de :
Sur :
A :
Annexe 1
Traitement des données à caractère personnel et périodes de conservation
Les annexes 1 et 2 doivent être complétées aussi complètement que possible par la partie responsable du traitement
La présente annexe fait partie de l'accord de traitement et doit être paraphée par les parties.

⦁ Les données personnelles que les parties s'attendent à traiter :
[Description des données personnelles à traiter dans le cadre de cet accord, telles que les données décrites ci-dessous. Veuillez compléter]




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⦁ .............................................................................................
⦁ .............................................................................................
⦁ .............................................................................................
⦁ ..................

⦁ La nature, l'utilisation et la finalité du traitement des Données à caractère personnel :
[Description de ce qui est fait avec les Données à caractère personnel (par exemple, stockage dans un fichier, envoi par courriel, etc.), quelle est la finalité du traitement (par exemple, marketing, acquisition de clients, exécution de contrats) et quels sont les moyens utilisés (par exemple, logiciel CRM)].
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⦁ Les catégories de personnes concernées par les données personnelles
[Description des catégories de personnes concernées, par exemple les visiteurs du site web, les abonnés, les fournisseurs, les enfants, les employés].
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⦁ Les périodes d'utilisation et de conservation des (différents types de) Données personnelles :
[Description des périodes d'utilisation et de conservation à respecter par le Processeur]
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Annexe 2

Sous-traitants ultérieurs/catégories de Sous-traitants ultérieurs
Cette annexe fait partie de l’Accord de sous-traitance et doit être paraphée par les parties.
Cette annexe vous propose un aperçu des Sous-traitants ultérieurs tels que mentionnés à l’article 5.4 de cet accord.

Sous-traitants ultérieurs 

Nom du sous-traitant ultérieurAdresseCoordonnéesObjectif du sous-traitant ultérieur
C Bloom Comm. V.Blauwvoetstraat 49 - 8310 Assebroekinfo@cbloom.be
GSM:+32478211899 BE0518.858.245
3D design
Sliced Comm. V.Watermolenstraat 23, 9230 Wettereninfo@sliced.be
GSM:+32496660979 BE07397272
Développement - TI
Combell NVSkaldenstraat 121, 9042 Gandadministratie@combell.com
TVA : ÊTRE 0541.977.701
Hébergement
Whereby ASPorte 1, N° 107, 6700 Maloly, Norvègepro@whereby.comVisioconférences
tawk.to inc.187 East Warm Spring Rd, SB298
Las Vegas, NV, 89119
support@tawk.toWritten Chat booths
Chatwee Sp.Piotrkowska 4, 62-610 Sompolno, PolnadTVA : PL6652990463

https://chatwee.com/
Written Chat (Network Café)

Annexe 3
Mesures de sécurité du Sous-traitant (voir téléchargements)

Annexe 4
Informations relatives à une Fuite de données

Le Sous-traitant fournira tous les renseignements dont le Responsable du traitement aura besoin pour évaluer la Fuite de données ou l’incident. De même, le Sous-traitant fournira dans tous les cas les renseignements suivants au Responsable du traitement :
⦁ quelle est la cause (supposée) de la Fuite de données ou de l’incident ;
⦁ quelle en est la conséquence (jusqu’à présent connue et/ou à prévoir) ;
⦁ quelle est la solution proposée ;
⦁ les coordonnées pour le suivi de la communication ;
⦁ (une évaluation du) nombre de personnes dont les données sont concernées par la Fuite de données ou l’incident ;
⦁ une description de la catégorie des personnes concernées affectées par la Fuite de données ou l’incident ;
⦁ la sorte ou les sortes de Données personnelles affectées par la Fuite de données ou l’incident ;
⦁ la date/période à laquelle la Fuite de données ou l’incident a eu lieu ;
⦁ la date et le moment où la Fuite de données ou l’incident ont été détectés par le ous-traitant ou un tiers ou un sous-traitant ultérieur engagés par ce Sous-traitant ;
⦁ si les données ont été cryptées, hachées ou autrement rendues inaccessibles pour des personnes non autorisées ;
⦁ quelles mesures ont été prises pour mettre un terme à la Fuite de données ou l’incident. et limiter les conséquences de l’infraction.