HOE KUNNEN WE HELPEN?
Wil je een fantastisch digitaal evenement organiseren? Maak jouw virtueel evenement online toegankelijk en schep meerwaarde voor alle bezoekers via het virtueel beursplatform van Virtual Fair.
Hiermee breng je zowel bezoekers als exposanten op een unieke manier samen, wanneer je maar wilt, waar je maar wilt en vanop om het even welk apparaat.
Dankzij onze software voor virtuele evenementen kunt je jouw positie als beursorganisator te boven gaan. Zo breng je vraag en aanbod samen.
WAT HOUDT DIT IN?
Deelnemers en standhouders van uw digitaal evenement kunnen onder andere virtuele meetings, virtuele seminaries en online break-out sessies bijwonen of organiseren. Daarnaast kan men ook solliciteren, vacatures plaatsen, afspraken maken, nieuwe contacten leggen en informatie opzoeken zonder dat men het huis hoeft te verlaten.
Ondertussen spaar je als organisator tijd en kosten uit en genereer je inkomsten op een innovatieve manier. Een virtueel evenement kan een fysiek evenement perfect ondersteunen, maar kan ook perfect afzonderlijk georganiseerd worden.
HOE GAAN WIJ TE WERK?
We bespreken samen met jou de inhoud van jouw virtueel evenement en bepalen het opzet van het digitaal platform. We testen dit platform grondig vooraleer we het openstellen.
We bieden kick-off sessies en opleidingen aan voor jouw exposanten via zowel fysieke en online meetings, webinars en instructievideo’s. Vervolgens zorgen we voor de nodige opvolging en ondersteuning wanneer jouw standhouders hun virtuele standen inrichten en het platform gebruiken.
Tijdens jouw virtueel evenement staan wij permanent ter beschikking voor bijkomende informatie en ondersteuning.
ONZE DIENSTEN
De beurs zoals je ze kent in een virtueel jasje. Verkoop uw producten, trek nieuwe klanten aan en netwerk er op los!
Lees meer
Lees meer
Lees meer
Onderscheid jezelf van de competitie met je eigen stand alone booth. Maak gebruik van onze standaard booths om binnen het half uur je eigen virtuele omgeving te hebben of reken op de ervaring van onze designers om je eigen stand op maat aan te maken.
Lees meer
Organiseer je veel evenementen of ben je van plan jouw virtuele omgeving langdurig online te houden? Dan komt het voordeliger uit om ons platform te huren!
ONZE STANDAARD FUNCTIONALITEITEN
Allemaal goed en wel, zo’n virtueel evenement, maar wat zijn nu eigenlijk de mogelijkheden hiermee? Wij geven je een duidelijk overzicht van onze standaard functionaliteiten.
Vind je niet wat je zoekt? Aarzel niet om contact op te nemen. Virtual Fair staat altijd open voor innovatie!
Aanstekelijke movies
Vaak wensen organisaties gebruik te maken van een “teaser movie” om te gebruiken tijdens de communicatie voorafgaand aan het virtueel evenement.
Een teaser is een kort fragment dat moet triggeren om ofwel exposant te worden op een beurs of om als bezoeker een kijkje te komen nemen (te registreren). Een teaser heeft dus een promotioneel doel en moet de exposant / sponsor / bezoeker in een paar seconden uitnodigen om meer te willen zien.
Vaak bestaat de teaser uit een compilatie met de highlights van de productie. In het kader van de virtuele evenementen die wij met Fairtual hosten gaat dit vaak over een korte film met de buitenomgeving en de receptie. Gezien deze teaser (of trailer) vaak wordt ingezet enige tijd voor aanvang van het evenement en meestal nog niet alle visuals voor de sponsors beschikbaar zijn raden wij aan om enkel te werken met het logo van de organisatie en / of het logo van het evenement.
Wenst u hiertussen reeds logo’s van partners te plaatsen of andere afbeeldingen die de inhoud van uw evenement representeren, dan kan dat uiteraard ook.
Aan de hand van het door u gekozen paviljoen (er zijn meerdere mogelijkheden) dient u dus voor de buitenomgeving afbeeldingen te bezorgen voor de aankleding ervan.
Aan de hand van het door u gekozen paviljoen (er zijn meerdere mogelijkheden) dien je voor de buitenomgeving én de receptieruimte afbeeldingen te bezorgen voor de aankleding ervan.
Op de technische specificaties (zie onder) vindt u de plaatsen waarvoor u deze afbeeldingen dient te bezorgen. Eenmaal de afbeeldingen geplaatst zijn, maakt Fairtual een “Final Movie” die als landingspagina voor het evenement wordt gebruikt. Deze Final Movie vervangt dus de Teaser Movie zodra alle afbeeldingen werden bezorgd en er geen wijzigingen meer dienen te gebeuren.
Een Introductie Movie verwelkomt de bezoekers die ingelogd zijn.
Meestal wordt de spreker in green key opgenomen en deze wordt dan voorzien van een virtuele achtergrond. Uiteraard kan het ook een volledig eigen opname zijn.
De Introductie Movie wordt meestal getoond onmiddellijk na het inloggen en achter de play-button in de receptie.
Ontelbare call to action buttons
Call to actions buttons, de naam zegt het zelf: die zorgen voor het uitvoeren van een actie.
Zo is bijvoorbeeld de chat button onderaan een call to action button. Maar er zijn er meerdere, vooral op de standen. Ze worden aangeduid met in icoon in een cirkeltje en leiden naar een bepaalde actie.
Enkele voorbeelden:
- Chat (chatten met bezoekers)
- Videochat (videochatten met bezoekers)
- Offerte aanvraag (vooraf opgemaakt met volgende velden: naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres en berichtveld of op maat)
- Contactformulier (vooraf opgemaakt met volgende velden: naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres en berichtveld of op maat).
- Downloads (Pdf’s (aantal: onbeperkt, max. grootte / PDF: 8MB)
- Info (Tekst | links | video’s | social media)
- CV upload (vooraf opgemaakt met volgende velden: naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres en mogelijkheid om CV op te laden of op maat).
- Jobaanbiedingen (job titel – functieomschrijving, functie-eisen, aanbod en reactielink (link naar externe pagina van de exposant of link naar e-mailadres))
- Meeting planner (afbeeldingen van uw contactpersonen en hun functietitel – timeslots per persoon om 1 op 1 videocall te plannen)
- Order app (State of the Art bestelapplicatie op maat van uw business)
- Video’s (link(s) naar Youtube en / of Vimeo en een afbeelding (om zwart beeld te vervangen) die achter de play-button staat
- Nieuwe producten (foto’s van nieuwe producten en bijhorende teksten)
- Etc.
Exposanten meeting module
Deze module laat u toe om bezoekers een afspraak te laten inplannen met een exposant. Grote verschil met de andere meeting module is:
- dat er eveneens een mogelijkheid bestaat om een fysieke meeting in te plannen en
- dat er geen agenda voor beide partijen bestaat.
3D Objecten toevoegen
Het is mogelijk om 3D objecten toe te voegen. 3D objecten geven een heel sterke visuele meerwaarde aan een virtueel evenement.
Het 3D object kan rondgedraaid worden, er kan op ingezoomd worden…
De 3D bestanden dienen in de juiste bestandstypes worden aangeleverd. In theorie dienen wij .fbx bestanden te ontvangen, volledig getextureerd, met de texturen apart in een map. Let er wel op dat wij pas een volledige ‘go’ kunnen geven na het ontvangen van de bestanden.
Virtual reality
Onze platformen kunnen middels een VR bril in Virtual Reality worden ontdekt. Je waant je als bezoeker echt in de omgevingen. Een heuse beleving.
Interactieve plattegronden
Per beursvloer of -hal is er een Map of Stands. De Map of Stands is het interactieve grondplan van de expositieruimte. Hierop staan de standen vermeld.
Je kan kiezen tussen een standaard plattegrond, een plattegrond met segmentatie (bijvoorbeeld per regio, sector…), extra zoekvelden laten inbouwen, etc.
Aanpasbare navigatie buttons
De navigatiebuttons moeten de bezoekers vlekkeloos en intuïtief doorheen het virtueel evenement leiden.
Laat er eerst op wijzen dat communicatie vooraf en tijdens het evenement mee bepalend is voor het succes van uw evenement!
Bezoekers op voorhand een korte manual bezorgen kan wonderen doen. Heel veel is afhankelijk van de leeftijd van uw bezoekers (niet altijd!) en de mate en frequentie waarin en waarmee ze met een PC werken.
De navigatie buttons zijn de knoppen waarop tekst staat en die bezoekers leiden naar “ergens anders”.
Meeting planner
Wenst u dat bezoekers één op één kunnen meeten via videocall met exposanten of andere stakeholders zoals bijvoorbeeld sprekers, de organisatie, experten in een bepaald vak of dergelijke meer? Dan stellen wij u graag onze Meeting Planner voor.
De Meeting Planner is een uiterst efficiënte tool om mensen live met elkaar in contact te brengen en kan op drie manieren worden gebruikt – al dan niet afzonderlijk van elkaar:
- Bezoekers die geregistreerd hebben voor het evenement krijgen de mogelijkheid om zowel vóór als tijdens het evenement een meeting in te plannen met exposanten of andere stakeholders zoals bijvoorbeeld sprekers, de organisatie, experten in een bepaald vak of dergelijke meer (hieronder beschreven onder “A”);
- Bezoekers kunnen tijdens het evenement op een stand een meeting inplannen met een agent van de exposant (hieronder beschreven onder “B”).
- Bezoekers die geregistreerd hebben voor het evenement krijgen de mogelijkheid om zowel vóór als tijdens het evenement in te schrijven voor één of meerdere seminaries.
Het voordeel?
Voor u als organisator
- U houdt zicht op het succes van uw evenement, want u kan constant volgen hoeveel meetings werden ingepland, hoeveel mensen aan de seminaries deelnemen etc.
Voor de exposanten en andere stakeholders
- Exposanten hoeven niet constant achter de PC plaats te nemen om reacties of verzoeken van exposanten te beantwoorden. Hun agenda ligt vast en ze kunnen zelf voorafgaand aangeven wanneer ze beschikbaar zijn. Duiden ze meerdere “agenten” aan, dan kunnen ze meerdere meetings laten inboeken of kunnen ze timeslots verdelen.
Voor u als bezoeker
- Bezoekers kunnen zo hun agenda voorbereiden waarbij ze niet in wachtrijen moeten “aanschuiven” om een exposant, spreker of iemand anders aan te spreken. De beschikbaarheid is gegarandeerd.
Green key personage(s) op stand
Animo is een belangrijk aspect van de beleving van een bezoeker op een virtueel evenement.
Hoewel Fairtual het bezoek kan voorzien van achtergrondgeluiden (geroezemoes van mensen bijvoorbeeld) is het een meerwaarde om green key personages op de stand of elders (aan de receptie of in de buitenomgeving bijvoorbeeld) te hebben.
Op die manier kan iemand de bezoeker “aanspreken” zodra deze in die ruimte komt.
Gamification
Gamification is een leuke manier om interactie met uw bezoekers te krijgen.
Tal van mogelijkheden zijn er die ontwikkeld kunnen worden of reeds bestaan. Denk maar aan een Wheel of Fortune waarbij je als bezoeker onder bepaalde voorwaarden aan het rad van draaien om een prijs te winnen, aan een zoektocht naar verdoken objecten in de standen of in de conferentiezalen, aan een spel waarbij je raadsels dient op te lossen.
Je kan het zo gek niet bedenken.
Augmented reality
Augmented Reality toevoegen aan je event is de top!
Concreet houdt Augmented Reality in dat je op een realistische manier virtuele elementen aan beelden gaat toevoegen. Zo heb je dus iets aan de realiteit toegevoegd om je meer informatie te bezorgen.
Webinars & conferenties
Webinars en / of conferenties organiseren is onmisbaar in de wereld van de virtuele evenementen.
Naast het zorgen voor een knappe content en een attractieve agenda is een goede technische ondersteuning van primordiaal belang.
Het meest simpele en de goedkoopste oplossing is “Video On demand”.
Bij “Video On Demand” worden video’s afgespeeld in een conferentiezaal bij het aanklikken van een play-button.
LiveWebinar is een cloud-gebaseerde oplossing met slimme functies voor het delen van schermen, live videostreaming en opname, plus aangepaste branding, social media broadcasting en analyses van publieksbetrokkenheid.
Deze oplossing kan geïncorporeerd worden in het Fairtual platform.
Wil u nog een niveau hoger gaan, dan kan u kiezen om een samenwerking aan te gaan met de Preferred Partner van Fairtual: DB Video uit Aartselaar.
Wat ze samen met hun team van meer dan 40 professionals zoal doen kan je terugvinden op hun website: dbvideo.tv.
Hoe werkt Fairtual met DB samen?
Fairtual en DB is al vele malen een succesvolle tandem gebleken.
In de meeste gevallen neemt DB Video het ganse webinar- en streaming luik op zich en via een I-Frame worden beide oplossingen naadloos met elkaar geïntegreerd.
Ook voor de Green Key opnames kan u best bij DB terecht. DB beschikt over ruime green key studio’s, webinar studio’s (al dan niet met LED walls), montage- en stemstudio’s en ga zo maar verder. Daarnaast heeft ze een jarenlange expertise op vlak van captaties en (live) tv-uitzendingen in binnen- en buitenland. Hun state of the art captatiewagens bieden de optimale ruimte en alle comfort aan uw crew en gaan elke HD, HDR of 4K/UHD uitdaging aan.