Evenemententechnologie is “absolute noodzaak” geworden

Evenemententechnologie is een “absolute noodzaak” om de hedendaagse B2B marketeers tevreden te stellen.
Organisatoren van beurzen moeten onderzoeken hoe technologie en data een maximaal rendement op investering (ROI) kunnen opleveren, anders lopen ze het risico achterop te raken.

Covid-19 heeft iedereen gedwongen te beseffen dat technologie – of die nu gehuurd wordt of eigendom is – een absolute noodzaak is.

Organisatoren van beurzen kunnen niet zomaar teruggaan naar de manier waarop dingen vóór Covid-19 werden gedaan, omdat de manier waarop dingen vroeger werden gedaan – in combinatie met de afwezigheid van prestatiegegevens – een steeds grotere uitdaging is geworden voor marketeers die op zoek zijn naar harde cijfers (lees: berekeningen van de ROI).

Data en ondersteunende tools moeten gebruikt worden om duidelijke metingen rond ROI te genereren.
Covid-19 heeft uiteraard de noodzaak van een bredere technologische adoptie versneld. Dat is zeker.

ONLINE / LIVE

De afgelopen 16 maanden heeft het Amerikaanse bedrijf Emerald (https://emeraldx.com) zich gefocust op data en deze informatie geconsolideerd om één beeld te creëren van het gedrag van een klant over alle producten en platformen van de organisatie.

Dit betekent dat alles wat ze hebben geleerd van hun digitale middelen en live evenementen is opgenomen in één platform.

Het is duidelijk dat een bezoeker (potentiële klant) die bijvoorbeeld aangeeft geïnteresseerd te zijn in één onderwerp, diens feitelijke gedrag ter plaatse (op het live evenement) en online een groot aantal verschillende interesses kan laten zien.

Dat betekent dat er een enorm potentieel voor ons ligt om hybride evenementen op te zetten. Niet enkel om een breder publiek aan te trekken of om ecologisch met onszelf in het reine te komen, maar ook om het volle potentieel te benutten.

HARDE CIJFERS

De Digital Market, een online platform dat het hele jaar door toegang biedt tot het sourcen en bestellen van producten voor en door de community die ontstaat rond beurzen is dé uitgesproken tool om harde cijfers te krijgen, dit als aanvulling op de datastrategie die benut zou moeten worden.

Nu hebben we de mogelijkheid om niet alleen de uitgewisselde leads te zien, maar ook de daadwerkelijke transacties die worden gedaan tussen kopende en verkopende klanten.
We weten nu dat een bepaald aantal euro’s daadwerkelijk tot stand is gekomen als gevolg van deze klantuitwisselingen.

We hebben nu de mogelijkheid om niet alleen te rapporteren over gecreëerde leads, maar ook over de werkelijke transactiewaarde, wat een enorm voordeel oplevert bij het kwantificeren van de ROI.

De B2B-industrie liep historisch gezien technologisch achterop omdat het bedrijfsmodel van beurzen al die tijd zo goed had gewerkt: er werd geld verdiend en mensen bleven terugkomen naar beurzen, al was er een opvallende neerwaartse spiraal bij enkele te merken.

Het creëerde een zekere overmoed en een gebrek aan bereidheid om te veranderen en te investeren – want waarom zou je je druk maken als het zo goed werkt?

Sommige organisatoren legden hun hoofd neer en deden alsof ze niet geloofden dat de wereld onder hen aan het veranderen was.

Ook al bleven de exposanten zeggen ‘ik neem dit jaar minder plaats in’ of ‘ik neem dit jaar een pauze en misschien kom ik volgend jaar wel terug’.

Ondertussen eiste de marketeer van datzelfde bedrijf meer gegevens over de investering die ze hadden gedaan.
Anderen probeerden het op een iets andere manier aan te pakken door te grasduinen in technologische verbeteringen – een beetje matchmaking hier en daar om de klantervaring een beetje anders te maken.

VERANDERENDE INKOMSTENMODELLEN VOOR BEURZEN

Niet enkel in de States merken we die trend. Deze veranderingen zijn in Europa ook al aan de gang. In Frankrijk wordt vastgesteld dat de oppervlakten die exposanten innemen worden gehalveerd (https://www.lesechos.fr/industrie-services/services-conseils/les-foires-et-salons-au-rendez-vous-de-la-rentree-dans-des-formats-divises-par-deux-1341456).

Uit onderzoek blijkt dat evenementplanners hun bedrijfsmodellen aanpassen om hun budgetten voor ongeveer 25% uit digitale middelen te laten bestaan – terwijl dat in 2020 naar verluid nog 2% was.

Doordat evenementen hybride worden georganiseerd stijgt het bezoekersaantal spectaculair. Het Franse Viva Technology mocht in Paris Expo Porte de Versailles 26.000 bezoekers ontvangen in juni 2021. Maar liefst 116.000 bezoekers sloten digitaal aan. Een verdubbeling van het aantal (betalende) deelnemers.

Het grotere aantal bezoekers interesseert ook de sponsors, vooral omdat het evenement digitaal nog een ganse tijd kan uitlopen.

Er bestaat op vandaag een grotere acceptatie van hoe de technologie is gevorderd en hoe deze kan worden gebruikt door organisatoren, maar dat besef is langzaam gekomen in vergelijking met andere industrieën.

Zo hebben kanalen die rechtstreeks aan de consument verkopen de afgelopen 15 jaar een veel meer data gestuurde en gesofisticeerde marketingaanpak ontwikkeld.

Direct-to-consumer marketeers zijn verder gevorderd in het gebruik van gegevens om inzicht te krijgen in het belang van gedrag en emotie, die van invloed kunnen zijn op de beslissingen van kopers.

Online consumentenmarktplaatsen zoals Amazon zijn snel gegroeid door gebruik te maken van functies waarmee een gebruikersprofiel kan worden opgebouwd en suggesties kunnen worden gedaan voor artikelen die zij wellicht leuk vinden. Dat kan bij online beurzen nu ook.

De top 100 – zoals Amazon en eBay – hebben in 2020 1,92 biljoen pond (2,67 biljoen dollar) binnengehaald en een aandeel van 62% in de wereldwijde digitale verkoop, volgens onderzoek van ComprarAcciones.com.
Dat is een stijging van 29% jaar-op-jaar in de bruto verkoop, terwijl die voor niet-marktplaats sites groeide met 25% in dezelfde periode.

B2B-marketeers zijn tot nu toe traag geweest om een strategie te ontwikkelen die het succes nabootst van degenen die rechtstreeks aan consumenten verkopen.

Een studie van B2B International gaf als voorbeeld dat industrieën met een meer directe blootstelling aan consumenten – zoals technologie en financiën – vaker interacties met een doelklant beëindigd zagen nog voor ze een offerte hadden gevraagd.

Het marktonderzoek suggereert dat mensen nu zo gewend zijn aan soepele consumentenervaringen in deze sectoren dat ze dezelfde prestaties willen wanneer ze voor hun bedrijf kopen.


EEN SPRINTJE ONTSTOND OM TE PROBEREN AAN DE BEHOEFTEN VAN DE KLANT TE VOLDOEN

Er is een duidelijke gap ontstaan tussen wat marketeers binnen B2B-organisaties betaalden voor deelname aan beurzen en hun verwachtingen.

Dit werd duidelijk toen het coronavirus een wereldwijde stop op live evenementen forceerde.

Het was een race om aan de behoeften van de klant te voldoen, contacten te onderhouden en de daaruit voortvloeiende inkomsten waar mogelijk te realiseren met eender welke oplossing die men kon bedenken.

Veel van de beschikbare oplossingen waren vele jaren oud en waren eerlijk gezegd niet gerijpt en geëvolueerd omdat er geen geld was om dat te doen. Ze voldeden dus niet aan de behoeften.

Plotseling raakte men zeer geïnteresseerd in online oplossingen en we hebben nu een proliferatie gezien van platformen en oplossingen van verschillende typen en allooi, de ene al wat performanter dan de andere.

Sommige van deze oplossingen hebben een videocomponent en content scheduling, terwijl anderen een carbon copy te creëerden van live beurzen in een virtuele omgeving.

OMARM DE OUTPUT DIE TECHNOLOGIE KAN BIEDEN

Organisatoren van vandaag en morgen – die willen slagen – moeten accepteren dat de sector digitale componenten zal hebben – en er het beste van maken door technologisch onderlegd personeel op te leiden of aan te werven of door een technologiepartner in te schakelen.

Heel vaak, bij live evenementen, werd de week na de show een enquête verstuurd naar de bezoekers en exposanten.
Een paar weken later kreeg men dan de resultaten van een deel van die bezoekers en exposanten en dan werd over die resultaten nagedacht en in het beste geval werden wat veranderingen aangebracht – en dan probeerde men het volgend jaar weer, elf maanden later.

Dus de cyclus van gegevensverzameling en wat men met die gegevens ging doen was vrij lang, te lang.

Met heel wat van de huidige technologieplatformen kun je de gegevens verzamelen, ze bekijken en analyseren in real time en aanpassen waar nodig. Wanneer een bepaalde stand bijvoorbeeld te weinig wordt bezocht, kan in no time een pop-up ingeschakeld worden bij die bezoekers die mogelijks interesse zouden kunnen hebben in de producten van die exposant.

Het betekent dat je kunt blijven meten, veranderen, beter worden, pivoteren, testen en leren.

Omarm de output die technologie kan bieden, namelijk gegevens die succes of een behoefte aan verandering aantonen.

⦁ Diego Dupont (CEO Fairtual Technologies BV)

OVER FAIRTUAL TECHNOLOGIES

Het Belgisch – Franse Fairtual Technologies (Brugge – Sainte-Maxime) is een startup bedrijf (januari 2020) dat gespecialiseerd is in het bouwen en hosten van digitale oplossingen voor beurzen, jobbeurzen, congressen, webinars, showrooms, corporate experience omgevingen, productvoorstellingen en zo veel meer.

Met een dynamisch team van een 14-tal gepassioneerde professionals ontwikkelde het bedrijf in een mum van tijd diverse digitale platformen die ondertussen voor een 60-tal evenementen werden ingezet door klanten in België, Nederland, Frankrijk en Duitsland.

Fairtual biedt naast haar vast producten zoals de VirtualFairManager, Jobcity en Webi&More haar diensten aan op maat van de klant, van het creëren van een eigen digitale showroom, of een virtuele booth tot een volledig customer experience omgeving.

De absolute USP’s van Fairtual op een rijtje:
⦁ Immersieve 3D integratie
⦁ Gebruik van VR / AR
⦁ State of the art development van functionaliteiten
⦁ GDPR compliant – Security
⦁ Meertalige platformen
⦁ Ondersteuning van A tot Z door digital event managers
⦁ Eigen marketing team

VirtualFairManager
Met de VFM kan een organisator van een beurs of een congres in een mum van tijd een digitaal evenement opzetten. Er is een backend voorzien voor de organisator en voor elke exposant.

Het State of the Art platform (volledig in 360° – 3D gebouwd) bevat onder meer de keuze uit een 5-tal buitenomgevingen (paviljoenen) met bijhorende receptie, conference rooms, een Market Place met een keuze uit een 300-tal standen voor de exposanten (voorzien van alle nuttige functionaliteiten, zoals video, chat, downloads, meeting rooms met time slots voor video calls, offerteaanvragen, bestelapplicatie en ga zo maar verder), een netwerkcafé, een speeddate module, etc.…

Jobcity
Met Jobcity kan een organisator van een jobbeurs of een ander HR evenement in een mum van tijd een digitaal HR-evenement opzetten. Er is een backend voorzien voor de organisator en voor elke exposant.

Het State of the Art platform (volledig in 360° – 3D gebouwd) bevat een buitenomgeving (paviljoen) met bijhorende receptie, conference rooms, een Job Exhibitor Place met een keuze uit een 300-tal standen voor de exposanten (voorzien van alle nuttige functionaliteiten, zoals video, chat, downloads, meeting rooms met time slots voor video calls, en ga zo maar verder), een netwerkcafé, een speeddate module, etc.…

Het platform heeft een geïntegreerde job board om gemakkelijk vacatures terug te vinden en direct te solliciteren (zelfs direct in het Applicant Tracking System van de exposant) en biedt de mogelijkheid om CV analisten Cv’s van bezoekers te laten analyseren.

Webi&More
Eén van de hoofdbedoelingen van een organisator van een Webinar is het genereren van leads. Dat kan door een fantastische retorica gecombineerd met schitterende visuals. Maar het publiek wil meer… veel meer. De saaie PowerPoint presentaties die worden gestreamd via Zoom, Teams of dergelijke zijn voorbij. De mensen zijn het na de Covid-periode grondig beu.

Webi&More biedt meer… veel meer. Het is geen monoloog meer van een spreker, maar een netwerkevenement die nog lang na het Webinar kan doorgaan. Communities worden op die manier gevormd.

Elk Webinar vindt plaats in een 360° 3D venue met ruimte voor het plaatsen van vlaggen en billboards van de sprekers en sponsors.

In de 360° 3D receptie registreren de bezoekers.

Er is een 360° 3D conferentieruimte waar de Webinars plaatsvinden. Live of pre-recorded, al dan niet voorzien met een live Q&A.

Naast de spreker en de sponsors kan elke deelnemer zijn business etaleren in de 360° 3D Marketplace. Een virtuele booth (keuze uit meer dan 300 standen) wordt voorzien van video’s, visuals, chatruimte, downloads en ga zo maar verder.

Er is een netwerkcafé waar één op één chats en groep chats (volgens bepaalde topics bijvoorbeeld) kunnen plaatsvinden en er zijn break-out rooms (virtuele vergaderzalen) waar kan nagepraat of onderhandeld worden.

Websites:
https://virtualfair.be
https://virtualfair.fr
https://virtualfair.be/job-city-virtuele-jobbeurzen/
Fairtual Video’s